Die Maßnahmen zur Eindämmung der Virusausbreitung bringen auch Veränderungen in Arbeitsabläufen, Zuständigkeiten und Präsenzzeiten mit sich. Um die Verwaltung auch langfristig arbeitsfähig zu halten, erfolgte die Anordnung von Überstunden und die Einführung eines Schichtmodells. „In Krisenzeiten ist die öffentliche Verwaltung besonders gefordert, wir stecken viel Zeit in das Krisenmanagement. Aber auch ansonsten muss die Arbeits- und Funktionsfähigkeit der Stadtverwaltung gewährleistet sein“, erklärt der 1. Beigeordnete der Stadt, Hubert Wewering. So sind aufgrund der Krise kurzfristig viele Heimarbeitsplätze eingerichtet worden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der verschiedenen Schichten sollen sich nicht begegnen und das Rathaus nur dann betreten, wenn es notwendig ist. Denn eins ist klar: Die Bürgerinnen und Bürger können sich auch weiterhin auf die Stadtverwaltung verlassen.
Bereiche, wie unter anderem die Kläranlage, der Friedhof, das Standesamt und auch die Sozialleitungen, müssen trotz der außerordentlichen Situation weiterlaufen. Hinzu kommt die Tatsache, dass innerhalb der Verwaltung Personal aus anderen Fachbereichen nun den Fachbereich Sicherheit und Ordnung unterstützt. Dabei geht es darum, rund um die Coronavirus-Pandemie die vielfältigen Aufgaben – unter anderem nach dem Infektionsschutzgesetz – zu erledigen und in einem passenden zeitlichen Rahmen auf Veränderungen reagieren zu können. „Die Arbeitsbelastung in der Verwaltung ist momentan sehr hoch“, lässt Bürgermeister Jürgen Bernsmann verlauten.
Christoph Terwiel, Fachbereichsleiter Sicherheit und Ordnung erläutert, dass Rhede einen „Stab für außerordentliche Ereignisse“ eingerichtet habe. Dieser sei schon seit einiger Zeit in den Vorplanungen. Die Umsetzung sei aber durch die Corona-Pandemie beschleunigt worden. Rhedes Krisenstab trifft die strategischen Entscheidungen. Dabei muss er alle Eventualitäten – und daher auch den „worst case“ – im Blick halten, um reagieren zu können. Christoph Terwiel, der bereits einige Erfahrungen in der Stabsarbeit sammeln konnte, betont: „Unser Ziel ist es, vor die Lage zu kommen, um vorbereitet zu sein. Die Lage ist sehr dynamisch und kann sich täglich verändern. Daher müssen wir flexibel bleiben.“
Zirka 20 Personen befinden sich im Einsatzdienst der Stadtverwaltung. Folgende Aufgaben fallen in ihre Tätigkeitsbereiche:
- Erstellen, Verteilen und Prüfen von Ordnungsverfügungen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern sich um die Anordnung häuslicher Quarantäne, welche dann in schriftlicher Form bei den betroffenen Personen eingeht. Darüber hinaus erfolgt eine Überwachung des Gesundheitszustandes der sich in Quarantäne befindenden Personen durch einen täglichen telefonischen Kontakt. Zusätzlich wird ebenfalls geprüft, ob die Betroffenen sich an die Quarantänebestimmungen halten. Der Verstoß dagegen ist strafbar.
- Kontrollieren der Zutrittsbeschränkungen und Einhalten der Hygienebestimmungen im Handel: Als Richtlinie verwenden die Mitarbeitenden eine im Haus eigens dafür angefertigte Checkliste. Vorab erfolgten zum Teil auch schon Gespräche mit den Inhaberinnen und Inhabern der Geschäfte, die aktuell öffnen dürfen oder Lieferdienste anbieten. Die Umsetzung der Maßnahmen gestaltet sich schwierig, da sich die einzelnen Rahmenbedingungen teils stark unterscheiden.
- Besetzen des Bürgertelefons: Die Stadtverwaltung Rhede hat vor einigen Wochen ein Bürgertelefon rund um das Coronavirus eingerichtet. Dieses ist von Montag bis Sonntag durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung besetzt und dient den Bürgerinnen und Bürgern als Anlaufstelle für Fragen rund um die aktuelle Situation.
- Beobachten der Lage: Der Lagedienst spielte eine zentrale Rolle im Krisenmanagement. Das Team beobachtet und überwacht die aktuellen Entwicklungen auf verschiedenen Ebenen. Neben der nationalen Situation fließen auch lokale, regionale und internationale Veränderungen und Erkenntnisse in den Lagebericht ein. Dieser wird dann im Krisenstab präsentiert. Darüber hinaus ist das Beobachten der Lage aber auch für das tägliche Krisenmanagement relevant, da so flexibel und zeitnah Veränderungen in die Arbeit einfließen können. Weiterhin können aus den zusammengetragenen Informationen auch Maßnahmen für Rhede abgeleitet werden, anhand von Beispielen aus anderen Regionen oder Ländern.
Wie viele Bereiche in der Verwaltung steht auch die Arbeit der Wirtschaftsförderung ganz unter dem Zeichen der Coronavirus-Pandemie: So erhält zum Beispiel die Wirtschaftsförderung der Stadtverwaltung zahlreiche Anrufe besorgter Unternehmerinnen und Unternehmer. Sie setzt sich aber auch mit den Ärztinnen und Ärzten in Rhede in Verbindung, fragt dort den Bedarf an Schutzkleidung und Hygienematerial ab und nutzt das bereits bestehende Ärztenetzwerk, um die benötigten Materialien in den Praxen untereinander so zu verteilen, dass die Arbeit der Praxen in Rhede weitergehen kann.
Auch die alltägliche Arbeit des Ordnungsamtes – abseits der Coronavirus-Pandemie – ist gesichert: zwei Bedienstete arbeiten ausschließlich im Home Office. „Das Ordnungsamt muss auch weiterhin funktionieren“, so Terwiel. Doch trotz dieser Ausnahmesituation „ziehen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung mit und das ist von großem Wert, denn so können wir so effizient und flexibel wie möglich arbeiten.“
Hubert Wewering betont: „Die Coronavirus-Pandemie ist auch für die Stadtverwaltung Rhede die wohl größte Herausforderung der Stadtgeschichte. Es ist aktuell eine sehr ernste Situation, die wir nur gemeinsam bewältigen können.“ Der Großteil der Bevölkerung ist verunsichert und besorgt, zeigt aber Verständnis für die aktuellen Einschränkungen. Bürgermeister Jürgen Bernsmann ergänzt: „Wir sind noch lange nicht so weit zu sagen, dass Normalität einkehren kann. Ich danke der Rheder Bevölkerung dafür, sich an die Vorgaben zu halten. Und ich danke auch meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für ihre Einsatzbereitschaft und bin stolz auf die Arbeit des Teams der Stadtverwaltung in dieser Krisensituation.“
